Algemene Voorwaarden

1.1 Organisatoren: De rechtspersonen en/of natuurlijke personen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van het Evenement, te weten de Koninklijke Loop op 16 mei 2026.

1.2 Deelnemer: De natuurlijke persoon (m/v/o), niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisatoren toegestane wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

1.3 Evenement: De Koninklijke Loop, een sponsorloop die door de Organisatoren wordt gehouden op 16 mei 2026 op de Koninklijke Weg tussen Kootwijk en Paleis Het Loo, Apeldoorn.

1.4 Overeenkomst: De overeenkomst tussen Deelnemer en Organisatoren betreffende deelname aan het Evenement.

2.1 Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk indien de Deelnemer of diens gezaghebbende het inschrijfformulier volledig, naar waarheid en correct heeft ingevuld. Door inschrijving stemt de Deelnemer, dan wel de gezaghebbende, in met deze Algemene Voorwaarden. De Organisatoren behouden zich het recht voor om inschrijvingen met foutieve of onjuiste gegevens te annuleren.

2.2 Deelname is enkel toegestaan aan natuurlijke personen. Het is niet toegestaan tijdens het Evenement begeleid te worden door een of meer personen op fietsen of andere vervoersmiddelen, tenzij met uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Organisatoren. Deelnemers mogen geen honden of andere (huis)dieren meenemen tijdens het Evenement.

2.3 De deelname aan het Evenement is strikt persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander persoon in de plaats van een ingeschreven Deelnemer te laten deelnemen.

2.4 Deelname aan het Evenement is gratis. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor inschrijving of deelname. Bij annulering worden eveneens geen kosten berekend. Afmelden kan kosteloos via het contactformulier of via de contactgegevens in je bevestigingsmail.

2.5 Er kunnen maximaal 150 deelnemers deelnemen aan het Evenement. De inschrijving sluit op 7 mei 2026. Bij het bereiken van het maximum wordt de inschrijving eerder gesloten. Inschrijving geschiedt op volgorde van aanmelding.

2.6 Indien het Evenement door overmacht of onvoorziene omstandigheden (zoals ongevallen, extreme weersomstandigheden, aanslagen, pandemie, etc.) geen doorgang kan vinden, vindt er geen restitutie van gedoneerde gelden plaats.

2.7 De wedstrijdleiding is te allen tijde bevoegd een Deelnemer te diskwalificeren en deelname aan het Evenement te ontzeggen. Evenzo kan de medische staf, indien daartoe aanleiding bestaat, een Deelnemer verdere deelname verbieden.

2.8 De Organisatoren kunnen, in geval van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden, besluiten het Evenement (tussentijds) te beëindigen, op te schorten, te neutraliseren, de route te wijzigen of de te lopen afstand aan te passen. In deze gevallen vindt geen restitutie van reeds gedoneerde bedragen plaats.

2.9 Een besluit van de Organisatoren om het Evenement geen doorgang te laten vinden of voortijdig te beëindigen, schept geen aansprakelijkheid voor vergoeding van door Deelnemers gemaakte kosten.

2.10 Bij inschrijving is het opgeven van een noodcontactpersoon (naam en telefoonnummer) verplicht. Dit wordt uitsluitend gebruikt in geval van een noodsituatie tijdens het Evenement.

2.11 Het goede doel van het Evenement 2026 is Only Friends, een sportclub voor kinderen en jongeren met een beperking. Eventuele donaties verlopen via het donatieformulier op de website.

3.1 De Deelnemer of de voor hem/haar gezaghebbende verklaart zich bewust te zijn dat deelname aan het Evenement zowel fysieke als mentale fitheid vereist. De Deelnemer bevestigt over de vereiste gezondheid te beschikken en zich door training en voorbereiding adequaat te hebben voorbereid op het Evenement.

3.2 Deelname geschiedt volledig voor eigen risico. De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet, grove schuld of nalatigheid aan de zijde van de Organisatoren. Deze uitsluiting omvat ook ernstige schade, zoals letsel of overlijden.

3.3 Indien, ondanks het in het vorige lid bepaalde, aansprakelijkheid van de Organisatoren wordt aangenomen, is de schadevergoeding beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van de Organisatoren ter zake van die schade uitkeert.

4.1 De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van Deelnemers tijdens het Evenement.

4.2 Deelnemers worden geadviseerd waardevolle spullen thuis te laten en alleen het hoognodige mee te nemen tijdens het Evenement.

5.1 De Organisatoren verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

5.2 De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisatoren opgenomen in een bestand. Door deelname aan het Evenement verleent een Deelnemer toestemming aan de Organisatoren tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de Deelnemer en voor de organisatie van het Evenement.

5.3 Welke gegevens verzamelen we?

5.4 Rechtsgrondslag

• Toestemming — Bij het aanvinken van deze voorwaarden geef je toestemming voor de verwerking van je gegevens ten behoeve van je deelname.
• Gerechtvaardigd belang — Beveiligingsmaatregelen (sessielogging, rate limiting, audit logs) zijn noodzakelijk voor de bescherming van je account en onze systemen.

5.5 Opslag & beveiliging

Je gegevens worden opgeslagen in twee systemen:

• Accountgegevens (naam, e-mail, wachtwoord) — Beveiligde PostgreSQL-database met Row Level Security (RLS) en tenant-isolatie.
• Deelnamegegevens (rol, afstand, ondersteuning, donaties) — Convex-database voor real-time functionaliteit.

Wachtwoorden worden eenrichtings-gehasht met bcrypt en zijn nooit leesbaar, ook niet voor de organisatie. Authenticatie verloopt via versleutelde JWT-tokens (RS256).

5.6 Derde partijen

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst. Er worden geen gegevens verkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden.

6.1 Cookies

Wij gebruiken uitsluitend essentiële cookies voor authenticatie (inloggen). Er worden geen tracking-cookies, advertentiecookies of cookies van derden geplaatst.

Beide cookies zijn HttpOnly (niet toegankelijk via JavaScript) en worden uitsluitend via beveiligde verbindingen (HTTPS) verstuurd.

6.2 Analytics

Wij meten geanonimiseerd websitegebruik om de ervaring te verbeteren. Hierbij:

• IP-adressen worden nooit in leesbare vorm opgeslagen — ze worden gehasht met een dagelijks wisselende salt (SHA-256).
• Er worden geen tracking-cookies geplaatst voor analytics.
• Query-parameters worden automatisch uit paginapaden verwijderd.
• Analysegegevens worden na 12 maanden automatisch gearchiveerd.

7.1 Na inschrijving ontvangt de Deelnemer:

• Bevestigingsmail — Met een overzicht van de inschrijfgegevens.
• Eventueel: wachtwoord-instellen-link — Indien gekozen voor een account.

7.2 De organisatie ontvangt een interne notificatie bij elke nieuwe inschrijving. E-mailadressen worden in logbestanden uitsluitend als hash opgeslagen (niet-herleidbaar).

7.3 Er worden geen commerciële e-mails, nieuwsbrieven of marketing verstuurd. Het e-mailadres wordt alleen gebruikt voor communicatie over deelname aan De Koninklijke Loop.

8.1 Tijdens het Evenement worden foto's en video's gemaakt voor promotie en verslaglegging. De Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisatoren tot openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto's en beeldmateriaal waarop de Deelnemer zichtbaar is.

8.2 Bij inschrijving kan de Deelnemer daarnaast optioneel expliciete toestemming verlenen voor gericht gebruik van beeldmateriaal waarop de Deelnemer herkenbaar in beeld is. Deelname aan het Evenement is niet afhankelijk van deze aanvullende toestemming.

8.3 De Deelnemer kan de in lid 8.2 bedoelde toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen met de Organisatoren. Reeds gepubliceerd materiaal wordt dan zo snel mogelijk verwijderd.

8.4 Beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor de website, sociale media en promotie van De Koninklijke Loop. Er vindt geen commercieel gebruik door derden plaats.

9.1 Deelnemers dienen zich te houden aan de aanwijzingen van de Organisatoren, vrijwilligers en medisch personeel tijdens het Evenement.

9.2 Deelnemers dienen zich sportief en respectvol te gedragen tegenover andere deelnemers, begeleiders, vrijwilligers en toeschouwers.

9.3 Het is niet toegestaan tijdens het Evenement uitingen te doen of kleding te dragen die als aanstootgevend of discriminerend kunnen worden ervaren.

9.4 De Organisatoren behouden zich het recht voor om bij ernstig wangedrag een Deelnemer de verdere deelname te ontzeggen.

10.1 Op grond van de AVG/GDPR heeft de Deelnemer de volgende rechten met betrekking tot persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15) — Opvragen welke gegevens worden verwerkt.
• Recht op rectificatie (Art. 16) — Gegevens corrigeren via het dashboard of profiel.
• Recht op verwijdering (Art. 17) — Account permanent verwijderen via de applicatie. Alle gekoppelde gegevens worden automatisch verwijderd.
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20) — Alle gegevens downloaden als JSON-bestand via dashboard of profiel.
• Recht van bezwaar (Art. 21) — Bezwaar maken tegen de verwerking van gegevens.

11.1 Indien de Deelnemer een account aanmaakt, gelden de volgende beveiligingsregels:

• Wachtwoord — Minimaal 12 tekens. Wordt versleuteld opgeslagen (bcrypt) en is niet leesbaar voor de organisatie.
• Account lockout — Na herhaalde mislukte inlogpogingen wordt het account tijdelijk vergrendeld ter bescherming.
• Tweestapsverificatie (MFA) — Optioneel beschikbaar als extra beveiligingslaag via het profiel.
• Sessiebeheer — Actieve sessies bekijken en beëindigen is mogelijk via het profiel.

11.2 De Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van het wachtwoord en het beveiligen van toegang tot het account.

12.1 Op deze Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

12.2 Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Organisatoren zijn gevestigd.

13.1 In gevallen waar deze voorwaarden niet in voorzien, beslist de organisatie.

13.2 Deze Algemene Voorwaarden kunnen door de Organisatoren worden aangepast. De meest recente versie is bindend en is beschikbaar op deze pagina.

13.3 Deze Algemene Voorwaarden zijn laatst gewijzigd op 12 februari 2026.

Voor vragen over deze voorwaarden, je privacy of de verwerking van je gegevens kun je contact opnemen via:

• Contactformulier — dekoninklijkeloop.nl/contact
• E-mail — inschrijving@dekoninklijkeloop.nl

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je van mening bent dat je persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt. Meer informatie: autoriteitpersoonsgegevens.nl.